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发布时间:2019-07-12  来源:东航信息部所属公司:    阅读量:142

  流程管理的生存之本-流程优化

  流程管理(Process Management),是一种以规范化的构造端到端的业务流程为中心,以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法,有时也被称为BPM业务流程管理。

  对于流程管理的对象-流程,它是具有一定的生命周期,包括流程梳理、流程设计、开发、调试、部署、维护、优化乃至淘汰的一系列过程。因此,需要阶段性的对流程进行评估和监控,通过不断发展、完善、优化业务流程保持企业的高效运营,也就是流程优化的过程,这一过程的推动涵盖如下方面:

  一、建立流程优化组织在流程优化过程中,流程优化组织是必不可缺的一个角色,因此建立一个可以支持持续做流程优化的组织,是开展流程优化工作的基石。优化组织的成员可以是关键流程涉及到的部门、对流程优化工作支持度比较高的部门、近期流程优化工作相关的部门成员等等。组织成员的主要工作是协助流程管理部门开展流程优化项目,可以亲自参与到个别项目中,也可以协同参与一些多项目的管理工作。这样既可以在公司内部创造一种鼓励创新的氛围,也在一定程度上激励公司员工多方面发展。

  二、流程优化需求收集分析整合1.流程优化需求收集

  关于流程优化需求,必然涉及到需求信息收集,分析等一系列工作。在流程优化需求分析之前,可以考虑在企业内部做一次全面且深入的流程优化需求的收集。这一措施至少可以带来两个好处:一是充分发挥流程所有者的作用,找出最急迫和最重要的需求点;二是通过流程所有者从需求阶段的充分参与,有利于保证后续流程优化改善项目获得流程所有者的支持,从而保证优化的效果。在需求收集过程中可以采用适当的方法或者工具,更好的进行数据收集,例如:流程使用者的满意度调查,流程的绩效评估,公司战略等方面进行考虑分析;同时,可以制定统一的流程优化需求调研表格来对需要优化的流程进行管理。

  2.流程优化需求重要度评估

  一般而言,接到的需求远比能够解决的多。所以有必要对所有的需求进行重要度分析,可以从以下几方面进行考虑。

  A. 首先基于公司总体战略制定流程优化的战略和方向;如果公司把提高客户满意度作为今年的战略重点之一,那么与客户服务流程相关的需求重要度就高一些。

  B. 让流程所有者给出重要度排序。

  C. 根据战略相关度、急迫度、投入产出比、短期见效性、目标明确性、风险与障碍等关键评估指标及其权重,进行最终的流程优化需求重要度排序。

  3.流程优化需求整合

  流程整合的方法较多,以流程导向整合举例,就是说按照流程的分级/分类/分段,对收集到的各种优化需求进行重新分解或整合,然后归类到所在的流程。

  当流程优化的需求分析确立后,则进入流程优化需求项目化及项目立项的阶段。

  三、 分析待优化流程现状如果想要优化一个流程,应该首先从“还原流程”本身开始。在流程优化项目中,不是大而全的梳理,是紧随项目目标(具体要解决的问题)、有所侧重地展开梳理。

  通过对流程现状的描述可以获得较为全面的问题。但是并不是每个问题都需要解决的,因此需要对所有的问题进行分类和重要度排序,需要解决与项目目标相关的重要问题。在现状分析时有时甚至会发现很多重要的问题,需要把注意力先聚焦在项目目标上,其他重要问题可以另外立项解决。

  四、针对待优化流程进行方案设计对于待优化的流程,可以通过如下方面进行考虑:

  A.流程改造

  1.合并必要的工作

  如工作环节不能取消,可进而研究能否合并。为了做好一项工作,自然要有分工和合作。分工的目的,或是由于专业需要,为了提高工作效率;或是因工作量超过某些人员所能承受的负担。如果不是这样,就需要合并。有时为了提高效率、简化工作甚至不必过多地考虑专业分工,而且特别需要考虑保持满负荷工作。

  2.程序的合理重排

  取消和合并以后,还要将所有程序按照合理的逻辑重排顺序,或者在改变其他要素顺序后,重新安排工作顺序和步骤。

  3.简化所必需的工作环节

  对程序的改进,除去可取消和合并之外,余下的还可进行必要的简化,这种简化是对工作内容和处理环节本身的简化。

  B.重新设计新流程

  在充分了解现有流程的基础上,考虑流程上是否有简化的空间,集思广益,针对流程步骤上进行优化设计,考虑更好的思路和设计方法。

  当然,除上述内容之外,想提升流程优化的价值,还需要考虑:流程优化要考虑提升优化的深度和力度,关注流程的整体绩效;由单纯的业务流的优化提升到整体管理配套联动优化,关注管理的整体提升;由部门领导关注支持向由流程所有者自主优化转变,由使用者针对自身流程业务进行设计,实现流程优化可持续等。


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